Cómo exportar un buzon de Exchange a PST

Exchange 2013

Una consulta muy común en Exchange es “cómo bajar la información de un buzón a PST?”.

En algunos casos específicos puede ser utilizado como backup alternativo (tipo brick level), históricos anuales o directamente para darle el PST al usuario como parte de control del tamaño de los buzones.

En esta entrada vamos a ver lo siguiente:

  • Limitaciones de los PST
  • Exmerge y Exchange
  • PSTs en Exchange 2010 / 2013 / 2016
  • Requerimientos para exportar buzones a PST
  • Escenarios de ejemplo
  • Cómo ver el estado de los buzones exportados a PST

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El buzón compartido (shared mailbox) a diferencia del buzón de usuario (user mailbox) no requiere administrar una cuenta de usuario, contraseña, etc. No hay un usuario que lo acceda directamente, se asocia a una cuenta deshabilitada en Active Directory.

Luego de creado el buzón compartido es necesario otorgar los permisos que correspondan, en general acceso al buzón (Full Mailbox Access) y la posibilidad de enviar como el buzón (Send As).

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En versiones anteriores a Exchange 2013 teníamos la herramienta ExBPA (Exchange Best Practices Analyzer tool) para análisis de mejores prácticas. Esta desaparece en Exchange 2013 RTM y se vuelve a introducir en otro formato con otro nombre en el CU4 (SP1) como Office 365 Best Practices Analyzer for Exchange Server 2013.

La herramienta de Office 365 BPA nos permite evaluar la salud del entorno de forma automática y aplica tanto a escenarios on premises (local) como a entornos hibridos con Office 365.

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Configurando el reenvío de correo en un buzón podemos redireccionar los mails a una casilla alternativa o incluso a una dirección externa (usando contactos).

En cuanto a la redirección, podemos configurar para que el correo quede en el buzón y también se reenvíe a otra cuenta o que todo correo directamente se reenvie a la cuenta configurada sin quedar en el buzón.

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Crear un contacto de correo nos puede ser de utilidad en una variedad de situaciones, algunos ejemplos:

  • Redirección de correo a una dirección externa. Supongamos que queremos reenviar los correos que llegan a un buzón a una cuenta de gmail, en este caso podríamos crear un contacto de correo usando como SMTP externo la dirección de gmail.
  • Para que un usuario externo aparezca en las listas de direcciones. Si trabajamos frecuentemente con personas fuera de la organización podría ser de utilidad tener un contacto centralizado que aparezca en las listas de direcciones.

Para esto debemos crear un contacto habilitado para correo.

Vamos a ver como hacerlo desde el shell, lo que aplica a Exchange 2007 / 2010 / 2013 / 2016 y por otro lado por interfáz gráfica usando el EAC de Exchange 2013 / 2016 y la EMC de Exchange 2010.

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